Privacyverklaring

Structuur van De Piergroep

Scala Jeugdprofessionals maakt deel uit van De Piergroep, een holding voor organisaties in het sociaal domein. De Piergroep biedt ondersteunende diensten zoals HR, financiën en privacy & gegevensbescherming. De Piergroep is als bestuursstichting verantwoordelijk voor persoonsgegevens volgens de AVG.

Belang van privacy

Wij vinden privacy belangrijk en gaan zorgvuldig met gegevens om. Er worden alleen persoonsgegevens verzameld die nodig zijn voor de betreffende dienst. De AVG is de Europese wet met regels voor verwerking van persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt hier toezicht op.

Doelgroep van deze verklaring

Deze verklaring is bedoeld voor cliënten, wettelijk vertegenwoordigers en deelnemers die diensten gebruiken of activiteiten volgen van dochterondernemingen van De Piergroep, waaronder Scala Jeugdprofessionals.

De verklaring is niet van toepassing wanneer De Piergroep in opdracht van gemeenten werkt. In die situatie is de gemeente eindverantwoordelijk.

De Piergroep als verwerker

Wanneer De Piergroep als verwerker optreedt in opdracht van een gemeente, is die gemeente eindverantwoordelijk voor bescherming van persoonsgegevens. De gemeente handelt ook verzoeken voor privacy-rechten en klachten af.

Doeleinden van gegevensverwerking

Gegevens worden verzameld voor:

Contact: telefonische, postale of e-mailcommunicatie
Dienstverlening: ondersteuning bij diensten en organisatie van activiteiten
Evaluatie: beoordeling van dienstverlening door gebruikers
Nieuwsbrieven: verspreiding van informatieve e-mails
Registratie en declaratie: kostendeclaratie bij gemeenten en verantwoording over diensten
Wettelijke naleving: voldoen aan wettelijke en regelgevingsvereisten

Grondslagen voor gegevensverwerking

Volgens de AVG moet er een rechtsgrondslag zijn voor gegevensverwerking. Wij hanteren de volgende grondslagen:

Overeenkomst: gebruik van diensten of deelname aan activiteiten betekent akkoord geven met gegevensverwerking. Bij gemeentelijke opdrachten volgen afspraken uit een overeenkomst.
Wettelijke plicht: bepaalde wetten vereisen gegevensverwerking.
Gerechtvaardigd belang: sommige gegevens zijn noodzakelijk voor het dienstaanbod.
Toestemming: bepaalde gegevens worden alleen na expliciete toestemming verwerkt.

Gebruikers kunnen bepaalde gegevens weigeren te delen. Dit kan consequenties hebben voor de dienstverlening. Wij informeren altijd over de gevolgen.

Gegevensbronnen

In de meeste gevallen worden gegevens rechtstreeks van de betrokkene ontvangen. Soms komen gegevens van anderen of externe organisaties. De herkomst wordt altijd duidelijk gemaakt.

Gegevensuitwisseling

Persoonsgegevens worden gedeeld met:

Medewerkers: binnen de organisatie kunnen medewerkers relevante gegevens raadplegen voor dienstverlening en bedrijfsvoering. De Piergroep zorgt dat medewerkers alleen noodzakelijke gegevens zien.
Andere organisaties: bij nauwe samenwerking worden gegevens gedeeld onder voorwaarden. Alleen noodzakelijke informatie wordt verstrekt. Overeenkomsten waarborgen veilige verwerking.
Gemeenten, overheden en uitvoeringsinstanties: in bepaalde situaties is verwerking verplicht. Duidelijke protocollen en afspraken gelden hiervoor. Verplichte deling wordt gemeld aan de betrokkene.
Overige partijen: alleen met expliciete toestemming.

Gegevens worden niet gedeeld met organisaties buiten de Europese Economische Ruimte.

Bewaartermijnen

Bewaarduur van persoonsgegevens varieert op basis van wetten, regels en interne afspraken. Na afloop van termijnen worden gegevens vernietigd.

Voor cliënten en deelnemers:

Dossiers onder de Jeugdwet: 20 jaar
Dossiers onder WMO: 15 jaar
Betaalgegevens (rijksbelasting): 7 jaar
Overige informatie Scala Jeugdprofessionals: maximaal 2 jaar

Voor sollicitanten, stagairs en vrijwilligers:

Financiële transacties (salaris, declaraties): 7 jaar
Kopie ID: 5 jaar
Overige gegevens: 2 jaar

Gegevensbeveiliging

Persoonsgegevens worden beveiligd tegen diefstal en verlies. Toegang is beperkt tot geautoriseerde personen en bedrijven. Beveiligingsmaatregelen omvatten:

Technische beveiliging van computers en programma's
Afspraken over wie gegevens mag inzien
Duidelijke organisatieregels voor veilige verwerking
AVG-training voor medewerkers
Geheimhoudingsverplichting voor iedereen die met gegevens werkt
Identiteitscontrole bij gebruik van privacy-rechten
Identiteitscontrole van derden die informatie opvragen

Uw rechten onder de AVG

Recht op informatie: u heeft recht op voorafgaande informatie over gegevensverwerking, verstrekt via deze privacyverklaring.
Recht op inzage: u kunt uw verwerkte gegevens raadplegen en een kopie aanvragen.
Recht op rectificatie: u kunt verzoeken om onjuiste gegevens aan te passen.
Recht op verwijdering: u kunt verzoeken om gegevens te verwijderen. Dit is niet altijd mogelijk vanwege wettelijke bewaarverplichtingen.
Recht op bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen gegevensverwerking. Wij toetsen of het bezwaar terecht is.
Recht op beperking: u kunt verzoeken om tijdelijke stopzetting van verwerking.
Recht op intrekking van toestemming: toestemming voor gegevensverwerking kan worden ingetrokken. Dit werkt niet met terugwerkende kracht.
Recht op datamobiliteit: u kunt verzoeken om gegevens in digitale vorm te ontvangen voor overdracht naar andere organisaties.

Gebruik maken van uw rechten

Om uw AVG-rechten uit te oefenen stuurt u een e-mail naar privacy@depiergroep.nl of een brief naar de afdeling Informatiebeveiliging en Privacy. Een antwoord volgt binnen 4 weken.

Vragen over privacy

Voor vragen over deze privacyverklaring of over gegevensverwerking kunt u mailen naar privacy@depiergroep.nl. Wij streven naar een antwoord binnen 48 uur, uiterlijk één werkweek.

Klachten over privacy

Klachten over privacy-omgang kunnen worden ingediend via e-mail naar privacy@depiergroep.nl of per brief naar De Piergroep, afdeling Informatiebeveiliging en Privacy.

Onopgeloste klachten kunnen worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Contactgegevens

Scala Jeugdprofessionals
Burgemeester Van Lierplein 51
3134 ZB Vlaardingen
info@scalajeugdprofessionals.nl